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葬儀の受付のやり方│10の役割や事前準備、挨拶の言葉やマナーなど

葬儀の受付のやり方

葬儀の受付のやり方を知りたい。葬儀の受付係を経験する人はそれほど多くありません。喪主から依頼されて戸惑うのも無理はないでしょう。受付係を失敗しないでやり遂げるには、受付係の意味や仕事の内容をよく理解し、分からないことがないようにしておくことが大切です。喪主の代理でもある重要な立場になるので服装や振る舞いにも注意しなければなりません。この記事では葬儀の受付のやり方、準備方法、身だしなみやマナーについて紹介しています。

 

葬儀の受付に関する基礎知識

葬儀の受付に関する基礎知識

葬儀や告別式の受付係はどのような立場で誰がなるものなのでしょうか。受付係は弔問者を迎える大切な役割があります。まず受付係とは何なのか、誰が担当するのか基礎知識を押さえておきましょう。

葬儀の受付とは?

葬儀・告別式の受付とは喪主やご遺族の名代(みょうだい)として、葬儀に弔問者を迎え入れる役割を担う人のことです。
葬儀に参列する際に一番初めに対応する人であるため、大変重要な立場となります。
受付の仕事の内容は弔問者への挨拶と記帳のお願い、香典の受け取りと処理・管理、供物や電報の受け取り、会葬礼状・会葬品会葬品のお渡しです。
受付は喪主が選任します。挨拶や対応の仕方といったマナーを心得て、香典を管理できる責任感が求められます。

葬儀の受付は誰が担当する?

受付を担当する人は喪主やご遺族から、信頼されている人が任命されます。
家族葬のような小規模の葬儀では、故人様の孫や孫の配偶者、いとこ、友人・知人が任されるケースがほとんどです。

一般葬のように参列者を限定しない葬儀では、会社関係者や葬儀の手伝いをお願いしたご近所の人も選ばれることがあります。故人様との縁がそれほど強くない人が選ばれる傾向にあるようです。これは故人様に近い立場の方ほど、そばでお見送りすべきであるという配慮に基づいた考え方であるといえるでしょう。

<葬儀の受付を依頼する人の例>

葬儀の形式 依頼する人の例
家族葬

故人様の孫や孫の配偶者、いとこ
故人様や喪主の友人や知人

一般葬

故人様の孫や孫の配偶者、いとこ
喪主の友人や知人
故人様の会社関係の人
近所の人

葬儀における喪主の挨拶については以下の記事で詳しく解説しております。
葬儀の喪主挨拶にそのまま使える例文|挨拶に必要な準備やマナー

 

葬儀の受付の10のやり方

葬儀の受付の10のやり方

受付の仕事は葬儀の前から始まっています。受付の流れを覚え、念入りな準備で弔問者を迎えましょう。準備と流れは通夜も同じように行います。事前準備のポイントと受付を始めてからの流れに分けて解説します。

<葬儀の受付のやり方>

【受付開始前】
事前の準備

1.式の流れやスケジュールを確認する
2.受付係の中で役割分担をする
3.会場のレイアウトを確認する
4.受付に必要な用具を確認する

【受付開始後】
役割と流れ

5.挨拶をする
6.記帳を依頼する
7.香典を受け取る
8.会葬品を渡す
9.会場に案内する
10.香典を会計係に渡す

【受付開始前】事前の準備

受付の準備は葬儀の30〜40分前には整えておきたいものです。受付の仕事は葬儀社のスタッフが心得ていますので、式が始まる前に疑問点はクリアにしておきましょう。

1.式の流れやスケジュールを確認する

受付係は葬儀当日に遅刻しないよう、葬儀開始の1時間前には会場に到着するようにします。
喪主や葬儀社のスタッフから受付の流れやタイムスケジュールを聞いて把握しておきましょう。
香典・供花・供物を辞退する場合や弔問者が会葬品を断ったとき、連名でいただいた場合の会葬品の扱いなどを喪主に確認しておきます。
なお受付係の焼香は弔問者のタイミングを見て、葬儀社のスタッフから案内があります。

2.受付係の中で役割分担をする

通常、受付係の人数は2名以上で対応します。
受付で行われる仕事は、芳名帳への記帳を促す、香典を受け取る、会葬品を渡すなどです。
大勢の弔問者をスムーズに受け入れられるように、互いの役割を相談し合って決めておきます。
また休憩時間やトイレ休憩の際の対応も事前に決めておきましょう。

3.会場のレイアウトを確認する

受付の仕事には葬儀会場への案内も含まれます。式場内のレイアウトを確認しておくとともに、施設の様子も把握します。
式場の席の並びは、正面に祭壇があり右手中央が喪主とご遺族、左側が友人・知人、会社関係者とするのが一般的です。
また弔問者から聞かれることの多い、トイレや喫煙所、飲み物の自動販売機などの位置は受付係で情報を共有しておきましょう。
さらに式場周辺のコンビニやコインパーキングなどの情報も覚えておくことも大切です。

4.受付に必要な用具を確認する

受付に揃えておきたいものは以下のものがあります。

受付の備品 芳名帳・香典受け・名刺受け・筆記用具(ペン・サインペン・ボールペンなど)・会葬品・メモ帳・引換券会葬品

葬儀社で一通り揃えていただくものばかりですが、とくに筆記具はそれぞれ数本ずつ用意したうえで、すべて書けるか確かめておくと安心です。

 

【受付開始後】役割と流れ

受付が始まると弔問者の対応に追われがちです。たとえ想定外の出来事が起こっても、慌ただしく動かず落ち着いた対応を心がけましょう。

5.挨拶をする

受付係は弔問者と最初に対面するご遺族側の代表です。
丁寧な挨拶を心がけ、穏やかで落ち着いたトーンで話すことを意識します。

【故人様の親族】に対する挨拶

この度はお悔やみ申し上げます

【弔問者】に対する挨拶

本日はお忙しい中をお越しいただきまして、誠にありがとうございます

雨天の場合は、挨拶の前に「お足元の悪い中」を一言添えるとより丁寧な受け答えになります。

6.香典を受け取る

挨拶に続いて香典を受け取り、「お預かりいたします」と一言添え両手で受け取りましょう。
弔問客が供花や供物、弔電を持参しているときはこのときに香典を受け取ります。
香典はかならず両手で受け取り、一礼し弔問客が芳名帳に書く名前と住所を香典袋のそれと合わせて確認してから会計係に渡します。

7.記帳を依頼する

芳名帳の記入をお願いする際は「恐れ入りますが、こちらにお名前とご住所のご記入をお願いします」「こちらにお名前とご住所をご記帳いただけますでしょうか」と促します。
弔問者が会社関係者の場合で、上司の代理で香典を持参された方は、会社名・会社の所在地・上司の名前・(代)弔問者の名前となります。
また会社の代表として参列する場合は、会社名・会社の所在地 代表・代表者の名前となるので、弔問者が書き方に迷っているときは、さりげなく案内しましょう。

8.会葬品を渡す

芳名帳に記帳していただいてから、「こちらはお礼の品でございます」と会葬品をお渡しします。
会葬品は、香典返しとは別物です。弔問者全員に同じ品物を用意しています。
帰りに会葬品を渡す場合は「引換券」を渡し、「こちらは会葬品の引換券です。お帰りの際に引換所でお品物と交換いたします」と伝えます。
香典袋が連名だった場合は、人数分の会葬品を渡しましょう。
最近は香典返しを葬儀当日に渡す「即返し」のケースも増えています。
即返しの場合、渡すタイミングは焼香を終えてからとするのが一般的ですが、喪主の意向によって受付の際に渡すこともあります。

9.会場に案内する

会葬品を手渡してから「葬儀式場はあちらです」と弔問者を案内します。
高齢の方や手助けが必要な方もいますので、その都度様子を見ながら付き添うのも受付係の役目です。
コートや荷物をクロークで預かる場合は預かり札を渡します。
また式の開始時間よりも早く来られた方に、ホールや休憩所を案内することもありますが、式の始まりを知らせるのを忘れないようにしましょう。

10.香典を会計係に渡す

一般葬では受付係のほかに、香典を管理する「会計係」も控えていますので、受付は弔問者から受け取った香典を会計係に渡します。
会計係の仕事は以下のような内容になります。

会計係の仕事
  • ・香典袋の名前・住所・金額を会計帳に記録する
  • ・会計簿の金額を集計する
  • ・会計簿と実際の金額を照合する、合致しない場合は原因を調査する
  • ・現金・会計簿・香典袋をまとめ、ご遺族に渡す

家族葬や小規模な葬儀では受付係が、会計も兼任することが一般的です。

 

葬儀の受付係が知っておきたいマナーや注意点

葬儀の受付係が知っておきたいマナーや注意点

最初に弔問者に対応する受付係は喪主とご遺族の代わり、いわば葬儀の顔です。喪主やご遺族と同じようにマナーを守り、失礼のない振る舞いが求められます。重要な役割ですのでマナーを心得ておきましょう。

香典や会葬品の受け渡しはかならず両手で行う

弔問者から香典を受け取る際や、会葬品を渡す際は、かならず両手で受け渡ししましょう。
弔問者の列が長くなると気ぜわしくなって対応がおろそかになりがちです。
それでも一人一人の弔問者に対して丁寧な対応を求められるのが受付係です。
片手でやり取りすることは大変失礼になり、弔問者の心象に悪い影響をあたえかねません。特別かしこまる必要はありませんが、流れ作業にならないよう注意しましょう。

携帯電話の音が鳴らないようにする

受付にいるときは携帯電話の着信音が聞こえないようマナーモードにしておきます。
葬儀中は携帯電話の使用は控え、電話をかけるときや受けるときは他の人の目に止まらない場所で行いましょう。
なお通夜・葬儀の様子を撮影したり、SNSに上げたりといった行為は、喪主やご遺族、参列者からすると大変失礼な行為になります。
弔問者から撮影を頼まれた場合でも、かならず喪主や葬儀スタッフに確認します。

服装・身だしなみを整える

受付係を任された場合の服装は、故人様とのご縁が薄くても、喪主に代わり弔問者に対応するため準喪服を着用しましょう。

男性の服装 依頼する人の例
男性の服装
  • ・ブラックスーツ、黒ネクタイ、白いワイシャツ
  • ・黒い革靴、黒い靴下
  • ・髪は丁寧に撫でつける
女性の服装
  • ・ブラックフォーマル(アンサンブルまたはワンピース)
  • ・黒のストッキング、黒のパンプス
  • ・長い髪は低い位置に一つにまとめる
  • ・マニキュアやメイクは控えめなものにする

アクセサリーや、バッグ、靴などの光るもの、光沢のあるものは極力控えます。

葬儀における喪主の服装については以下の記事で詳しく解説しています。
葬儀の喪主の服装は?男性・女性の喪服や持ち物、身だしなみまで解説

 

葬儀の受付は信頼の証、責任と使命感を持って気持ちの良い対応を

受付係は喪家からの信任が厚い人が指名されます。受付係はさまざまな年齢や立場の弔問者に適切な態度と言葉遣いで対応しなければなりません。責任重大な役割ですが無事終えたときには達成感もひとしおです。責任と使命感を持って気持ちの良い対応を心がけましょう。

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